Forbes
Microsoft

Inteligentná
kancelária

Ako si zariadiť kanceláriu a čo v nej zmeniť, aby fungovala tak, ako chcete. Návody, tipy a rady v špeciáli Forbes a Microsoft.

Aplikácie

V chytrej kancelárii si váš počítač aj mobil zaslúži aj chytré aplikácie. My sme vybrali pár z nich, ktoré by vám mali uľahčiť pracovný deň.

Threema

Súčasťou práce je samozrejme aj komunikácia. A občas potrebujete komunikovať zabezpečene a správy šifrovať, aby sa k nim nedostal niekto nepovolaný, keď napríklad sedíte v kaviarni a popíjate svoje obľúbené latté. Veľmi populárna je v dnešnej dobe Threema, ktorá konkuruje riešeniam ako je Whatsapp a navyše pridáva bezpečnostnú vrstvu. To znamená, že správy od vás odchádzajú v zdanlivo nečítateľnej podobe, takže aj keby ich niekto zachytil, veľa si toho neprečíta. Ak veríte švajčiarskym majiteľom, ktorí vaše správy strážia, máte rozhodne vyššie zabezpečenie komunikácie, ako napríklad klasické SMS. Threema je dostupná pre Android, iOS aj Windows Phone.

Dlžníček

Poznáte to: idete s kamarátmi alebo kolegami na obed a niekto si zabudol peňaženku alebo v reštaurácii neberú karty. Tak to "zatiahnete" vy, ale svoje peniaze už nikdy opäť neuvidíte - kamarát alebo kolega na dlh jednoducho zabudne. Preto sa do ustálených kolektívov a tímov hodí aplikácia Dlžníček, ktorá spravuje spoločné výdavky užívateľov. Vždy tak budete vedieť, kto komu koľko dlhuje a za čo.

Fakturoid

Táto aplikácia na online faktúry zjednoduší život malým firmám a živnostníkom - ľahko sa spravujú a ešte ľahšie sa kopírujú. Nemusíte tak držať vzory faktúr z iných aplikácií, vo Fakturoide ich máte všetky prehľadne na jednom mieste. Po prihlásení umožní ľahko skontrolovať došlé platby, vystaviť faktúru alebo zavolať klientovi, ktorý potrebuje pripomenúť platbu. Aplikáciu stiahnete v App Store a na Google Play. Používatelia Windows Phone môžu ako alternatívu použiť napríklad idoklad.cz.

Microsoft Office Mobile

Online kancelársky balík už nepatrí výhradne len pod platformu Windows. Od minulého roku funguje aj na zariadeniach s Androidom aj iOS. Aj na mobile alebo tablete tak môžete plnohodnotne využiť Word, Excel alebo PowerPoint, tak ako ste zvyknutí na počítači. Vďaka synchronizácii cez Cloud navyše môžete pokračovať v rozrobenej práci kdekoľvek. Pre osobné použitie je mobilný kancelársky balík zadarmo.

SwiftKey

Na prvý pohľad je to len alternatívne virtuálna klávesnica pre zariadenia s Androidom. Lenže má zásadnú vlastnosť: učí sa z toho, čo píšete. Inými slovami: vie na základe toho, čo ste v minulosti napísali, predpovedať, čo budete chcieť napísať ako ďalšie slovo. Ak sa vám stáva, že píšete rovnaký alebo podobný text, bude sa vám táto funkcia hodiť. A vo SwiftKey si môžete upraviť všetko možné od podfarbenie klávesnice cez emotikony až po veľkosť písma. Túto aplikáciu si stiahli desiatky miliónov používateľov a CNN ju zaradila do kategórie "must-have".

Paper by 53

Samozrejme existujú tony vyladených "Get Things Done" aplikácií, ale možno patríte do skupiny ľudí, ktorí majú radi super jednoduché riešenia a zároveň im je blízky papier. Ak áno, tak je Paper by 53 jasnou voľbou (ak vlastníte iPhone). Táto geniálna aplikácia má historicky silnú pozíciu v oblasti kresliacich programov. Ponúka jednoduché rozhranie, kde môžete robiť náčrtky, kresliť grafy či diagramy a pritom sa nestrácate v zložitej ponuke paletiek a tlačidiel. Novo-uvedená verzia prináša novinku v podobe pridávania fotografií, do ktorých môžete kresliť, anotovať či z nich vyrezať objekty. Ďalším prekvapením je možnosť písania poznámok (a jedným pohybom prsta ich pretvoríte na úlohy) a ich kombinácií s predtým vytvorenými náčrtmi.

Trello

Trochu netradičný spôsob spracovania projektov v rámci tímu, ale aj osobného time managementu ponúka Trello. To prichádza so stĺpcami (metodológia vychádza z tzv. Kanban, čo je systém, ktorý vyvinuli v Toyote). Každý stĺpec reprezentuje určitú časť projektu (príprava, realizácia, prezentácie klientovi) a v rámci stĺpca máte karty, ktoré reprezentujú jednotlivé udalosti alebo podprojekty. Na každej karte môžete mať poznámky, úlohy, obrázky a podobne. Samozrejme nad celým projektom môžete viesť s kolegami diskusiu, zdieľať súbory alebo celý projekt. V rámci práce potom jednotlivé karty presúvate medzi stĺpcami podľa toho, ako sa posúvate vpred. Hoci na prvý pohľad môže Trello pôsobiť trochu exoticky, jeho hlavnou výhodou je vizualizácia projektu a zdieľanie v rámci tímu.

OneNote

Tento program ponúka jednoduché a rýchlo naučiteľné prostredie elektronického zápisníku. Ako by ste si svoje poznámky robili klasicky do papierového bloku. OneNote podporuje ručne (prstom alebo stylusom) písané poznámky a synchronizáciu medzi zariadeniami, rozpoznávanie vyfoteného textu (napríklad účtov z poslednej pracovnej cesty) a silnú integráciu do Microsoft prostredia - v OneNote si môžete napríklad napísať úlohy a "poslať" si ich do Outlooku a tam im pridať kategórie a ďalej ich spracovávať. A funguje aj na iPade.

+

Tip Microsoftu: Office Lens

S Office Lens premeníte svoj mobilný telefón na výkonný skener. Dokážete tak jednoducho odfotiť a digitalizovať všetky tlačené dokumenty, vizitky, účtenky, plagáty či priamo Vaše náčrty na papierových tabuliach. Office Lens okrem automatického orezania a vyčistenia Vášho náčrtu či papiera s textom, napríklad od rušivého pozadia či okolia, dokáže rozpoznať odfotený text a jeho obsah uložiť do Wordu alebo PowerPointu, kde ho môžete priamo editovať bez potreby akéhokoľvek ručného prepisovania. V textových podkladoch exportovaných do OneNote je možné automaticky vyhľadávať text, výborne napríklad ak archivujete účtenky a hľadáte niektorú z nich podľa názvu obchodu, či položky. Už žiadne prepisovanie textov, s Office Lens prevediete obrázky s textom na skutočný text, ktorý môžete následne ľubovoľne upravovať.