Forbes
Microsoft

Inteligentná
kancelária

Ako si zariadiť kanceláriu a čo v nej zmeniť, aby fungovala tak, ako chcete. Návody, tipy a rady v špeciáli Forbes a Microsoft.

Budúcnosť

Ako bude vyzerať práca v budúcnosti

Nachádzame sa uprostred revolučných zmien v poňatí práce i zamestnaneckých vzťahov. Technológia umožňuje kancelárskym profesiám pracovať odkiaľkoľvek, zoštíhľovanie zasa prináša pre jednotlivých zamestnancov širšie zodpovednosti za viac oblastí a úloh. A na tieto i ďalšie ekonomické trendy reagujú spoločnosti v novom chápaní pracovného vzťahu aj motivácie zamestnancov. Za 20 rokov by duševná práca mohla vyzerať o dosť inak ako teraz. Možno nejako takto:

Väčšia zodpovednosť a väčšia sloboda

Zamestnanci budú mať väčšiu slobodu. Nebudú totiž odmeňovaní za odpracované hodiny, ale za výsledky, ktoré umožnia nové technológie lepšie merať. Zamestnanci budú viac zodpovední za svoje pracovné voľby a predovšetkým za svoje celoživotné vzdelávanie. Dnes už málokto očakáva, že mu zamestnávateľ zaručí kariérny postup, ako tomu bolo ešte nedávno. Striedanie zamestnávateľov, profesií aj odborov bude bežnejšie vďaka ľahšiemu prístupu k vzdelaniu aj faktu, že takúto zmenu budeme vnímať ako prirodzenú napríklad kvôli prevencii vyhorenia.

Flexibilita: krátkodobé zákazky a zdieľanie pracovných miest

Stála každodenná práce pre jedného zamestnávateľa bude menej častá. Firmy budú v premenlivom trhu flexibilnejšie reagovať na svoje potreby a budú si udržiavať fond odborníkov, ktorí si budú vyberať krátkodobé projekty a len za tie budú odmeňovaní. Tento trend je už dnes jasne viditeľný a je výsledkom snahy redukovať náklady na zamestnanca v časoch, keď pre nich nie je dostatok úloh - firmy si najímajú manažérov na konkrétne projekty (interim manažérov), agentúrnych zamestnancov a odborníkov na konkrétne zákazky.

Jeden človek tak možno bude pracovať pre viac spoločností naraz, v premenlivej intenzite. Naopak, oblasť, ktorú dnes typicky zastáva jeden pracovník, si bude deliť podľa svojich potrieb a časových možností viac osôb (tzv. zdieľanie pracovného miesta) - technologický pokrok umožní bezproblémové zdieľanie dát i postupov, ktoré takýto spôsob práce umožní.

Samozrejmosťou bude, že touto formou budú svoje skúsenosti ponúkať tiež napr. rodičia na materskej dovolenke, seniori alebo študenti. To opäť zníži náklady zamestnávateľov, zvýši ponuku schopností na pracovnom trhu a zároveň bude zodpovedať silnejúcemu trendu komunitnej aj sociálnej zodpovednosti firiem. Je pravdepodobné, že sa vďaka tejto povahe pracovných úloh zotrie rozdiel medzi živnostníkom, odborníkom na voľnej nohe a zamestnancom.

Zamestnanecké huby a práce kdekoľvek

Tradičné „pracovisko“ bude postupne redukované ako riešenie s mnohými nevýhodami - predovšetkým vysokými nákladmi na prenájom aj strateným časom zamestnancov stráveným dochádzaním. Ak nebude tomu brániť povaha profesie, budú zamestnanci pracovať odkiaľkoľvek a na fyzickom pracovisku sa budú stretávať len príležitostne. Vďaka technickému pokroku, ktorý umožní lepšiu komunikáciu aj aplikácie virtuálnej reality či 3D zobrazovanie, však profesií s nutnosťou byť na konkrétnom mieste bude ubúdať.

Vzniknú zamestnanecké huby, teda príjemné miesta vybavené potrebnými technológiami, kde budú v mieste svojho bydliska môcť spoločne pracovať zamestnanci ľubovoľných firiem, po vzore dnes už fungujúcich podnikateľských hubov. To budeme kombinovať s prácou z domu. Väčšina zamestnancov bude pravdepodobne vždy preferovať určitú formu „dochádzania do práce“ (napríklad práve zamestnanecké huby) pred prácou z domu, kde po dlhšej dobe chýba sociálny kontakt aj ďalšie zdroje motivácie.

Krátka pracovná doba a dôraz na spokojnosť

Heslom doby bude „trvalá udržateľnosť“, avšak nie iba v zmysle ekologickom, ale aj v uvažovaní o sebe a prístupe k práci. Dôležitou hodnotou bude primeranosť, vyrovnanosť a spokojnosť, nie extrém a prepínanie. Zistíme, že nadmiera pracovných úloh a stresu, ktorým je dnes vystavené množstvo zamestnancov, rovnako ako zbytočné byrokratické postupy a nemotivujúce pracovné úlohy sú aj z pohľadu podnikov dlhodobo kontraproduktívne, pretože nesmierne zvyšujú ich náklady. Ich zamestnanci kvôli stresu, vyčerpaniu a pocitu neužitočnosti odchádzajú, nie sú motivovaní a ich výkon je nízky.

Vysoká miera vedomostí bude pre vykonávanie odborných profesií čím ďalej dôležitejšia. Preškoliť zamestnancov na náklady zamestnávateľa tak bude drahšie, preto firmy nebudú chcieť stratiť zamestnancov, ktorí majú potrebné kompetencie, a aj oni budú oveľa viac ako dnes dbať o ich spokojnosť tým, že ich požiadavkám budú vychádzať v ústrety: trendom preto bude intenzívna a efektívna, avšak časovo obmedzená práca. Úplne samozrejmá bude snaha urobiť pracovné úlohy aj všeobecné podmienky práce čo možno najzaujímavejšie a užitočné. Zamestnávatelia budú hľadať cesty, ako posilňovať angažovanosť, spokojnosť, motiváciu i záujem o prácu, lebo si budú dobre uvedomovať, že z dlhodobého hľadiska sú práve takí zamestnanci pre nich najvýhodnejší.

Napríklad vo Švédsku je v mnohých podnikoch už dnes bežná šesťhodinová pracovná doba. Tá tam vedie nielen k väčšej spokojnosti zamestnancov, ale paradoxne aj k vyššej celkovej produktivite podnikov. Tento trend je dlhodobý a čoskoro ho budú nasledovať aj inde.

Prekryv medzi prácou a ďalšími aktivitami

Celková doba, ktorú budeme venovať zárobkovej práci, tak bude vo všeobecnosti nižšia ako dnes. Rozvíjať sa však budú alternatívne formy aktivít, napr. dobrovoľnícka práca a komunitná činnosť, ktorých podstata sa bude s prácou prekrývať. Budeme všeobecne menej uvažovať v pojmoch „kariéry“, ale ďaleko viac v pojmoch osobnej spokojnosti, užitočnosti a zmysle v tom, čo robíme.

Autor: Dalibor Spoke, psychológ

+

tip Microsoftu

Prines si, čo chceš – ale bude to spoločne fungovať? Mobilita a projektová práca je trend. Ako ale zvládnuť situáciu, keď každý spolupracovník má zariadenie s iným operačným systémom a používa iné aplikácie na prácu?

V situácii, keď ľudia využívajú na prácu rôznorodé zariadenia, musia firmy riešiť správu citlivých firemných dát ako aj správu zariadení, z ktorých ľudia k týmto dátam pristupujú. Na túto oblasť dnes už existujú technológie a služby, ktoré to firmám umožňujú – napríklad Microsoft Intune, AirWatch či Mobile Iron. Ďalšou otázkou je ale zaistenie hladkej spolupráce medzi ľuďmi, ktorí majú na svojich zariadeniach rôzne operačné systémy a platformy (tzv. multiplatformita). Ako vyriešiť zdieľanie dokumentov, prístup k firemnej infraštruktúre, vybavovanie e-mailov, konverzácie a ďalšie aktivity, ktoré typicky vyžadujú jedno prostredie?

Naozaj komplexné riešenie, prispôsobené pre najrozšírenejšie zariadenia s rôznymi operačnými systémy, umožňujúce používať aplikácie a nástroje tak online, ako aj off-line, ponúka cloudová služba Office 365, ktorá je dostupná pre všetky najrozšírenejšie platformy (Windows, macOS, iOS a Android). Integruje obľúbené kancelárske aplikácie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, previazané s cloudovým úložiskom OneDrive a s komunikačným nástrojom Skype pre firmy, ktorý umožňuje rýchle zdieľanie správ, videokonferenciu či indikáciu statusu zamestnanca. Všetky tieto aplikácie pre rôzne druhy zariadení na všetkých uvedených platformách je možné využívať prostredníctvom zjednoteného užívateľského rozhrania.

To znamená, že máte možnosť všetky svoje dokumenty čítať a editovať na akomkoľvek zariadení v užívateľskom prostredí, ktoré dôverne poznáte. Môžete sa pripojiť na poradu z vášho mobilného telefónu či súrne rokovanie so zákazníkom uskutočniť pomocou Skype videokonferencie, počas ktorej, môžete zdieľať svoju obrazovku či prezentáciu. Nemusíte riešiť kompatibilitu rôznych verzií dokumentov, keďže tá je garantovaná, rovnako tak ako zachovanie ich formátu. Môžete teda pokojne vytvoriť ponuku vo Word dokumente v kancelárii, tú zdieľať s kolegom na OneDrive, ktorý si ju otvorí a upraví v rovnakej Word aplikácii na svojom iPad-e, a vy potom môžete urobiť konečné úpravy doma na iMacu, opäť v rovnakej Word aplikácii. So zákazníkom to potom vyzdieľate opäť cez OneDrive s istotou, že má k dispozícii vždy tú najaktuálnejšiu verziu, bez toho aby ste si museli čokoľvek posielať e-mailom.

Dobre premyslený a pripravený prechod k mobilnejšiemu a otvorenejšiemu štýlu práce môže priniesť zásadné zmeny vo fungovaní firmy a firemnej kultúre, ktorá ovplyvní vašu konkurencieschopnosť na trhu i atraktivitu z pohľadu top talentov.