Forbes
Microsoft

Inteligentná
kancelária

Ako si zariadiť kanceláriu a čo v nej zmeniť, aby fungovala tak, ako chcete. Návody, tipy a rady v špeciáli Forbes a Microsoft.

Cloud...

Prečo mať všetko prepojené? Čím ďalej, tým viac pracujeme na miestach, kde to predtým nešlo, a naše pracovné a osobné životy sa prelínajú. Základným pomocníkom k tomu, aby ste sa z práce na rôznych miestach a zariadeniach nezbláznili, je osobné cloudové úložisko. Ide o špeciálnu zložku na počítači, ktorej obsah vrátane podpriečinkov sa automaticky synchronizuje s vašimi ďalšími počítačmi, telefónmi a tabletmi. Vykonáte zmenu v jednom dokumente? Okamžite sa objaví všade. Zmažete súbor, vytvoríte podpriečinok? Zmena sa opäť prenesie na všetky zariadenia. Potrebný online úložný priestor a chytré synchronizačné algoritmy rieši cloud. Užitočným vedľajším efektom je potom prístup k vašim súborom kdekoľvek po prihlásení na webovom prehliadači alebo možnosť zdieľania čohokoľvek bez nahrávania objemných príloh. Najznámejšími službami v tejto kategórii sú Microsoft OneDrive, Dropbox a Disk Google. Vyskúšajte ich.

Webové prehliadače sa pomaly stali rovnako dôležité ako samotné operačné systémy a odohráva sa v nich veľká časť práce. Prečo si teda aj nastavenie, obľúbené položky, históriu alebo uložené heslá nesynchronizovať medzi všetkými zariadeniami, na ktorých surfujete? Skvele to dnes na pár kliknutí vie Firefox alebo Chrome a v prehliadači Microsoft Edge sa táto možnosť objaví čoskoro.

Pokiaľ ale neradi ukladáte heslá priamo do prehliadača, môže sa hodiť externý správca hesiel ako LastPass, 1Password, ktoré vaše prihlasovacie mená a heslá ukladajú do cloudu a postarajú sa o to, že budete mať ich aktuálny zoznam vždy na notebooku, stolnom počítači, telefóne, tablete, druhom notebooku... Nebojte sa - samotné šifrovanie prebieha offline priamo u vás ešte pred uložením do cloudu, takže autori aplikácií sa k vašim osobným údajom nedostanú.

Návykové sú aj bezplatné textové alebo tabuľkové editory vo webovom prehliadači, kde môžete na dokumentoch pracovať s kolegami v reálnom čase. Špičkou v tejto oblasti sú Microsoft Office Online sa svojím Wordom a Excelom alebo Google Docs & Spreadsheets.

Podobne skvele fungujú na všetkých typoch zariadení aj poznámkové aplikácie Microsoft OneNote alebo Evernote a Google Keep.

+

Tip Microsoftu

Ako si „posielate“ prácu domov vy?

Ľudia dnes bežne používajú viacero rôznych zariadení súčasne a cloud im vďaka automatickej synchronizácie súborov prácu podstatne uľahčuje. Na počítači v práci môžete začať pripravovať dokument, cestou domov môžete pokračovať v jeho úprave na mobilnom telefóne a doma ho dokončiť na notebooku. Profesionálny cloud, ako je OneDrive, naviac garantuje bezpečnosť a ochranu dát. Prístup k dátam je možné napríklad pomocou Multifaktorovej autentifikácie zabezpečiť na podobnej úrovni ako je prístup k vášmu bankovému účtu.

Na rozdiel od bezpečného prístupu k dátam sa dnes bežne stretávame v malých a stredných firmách v našom regióne s opačným prístupom – viac než polovica zamestnancov malých a stredných firiem si prácu, ktorú vykonávajú mimo pracoviska, zasielajú cez súkromný email. V krajinách s rozvinutou mierou využívania technológií tak robí už iba necelá tretina zamestnancov týchto firiem. Ľudia si pritom uvedomujú nutnosť dobre chrániť informácie, ku ktorým pristupujú vzdialene. 82% zamestnancov z nášho regiónu zdôraznilo, že pri práci mimo kancelárie je nevyhnutné zabezpečiť ochranu dát. Len im treba dať k dispozícii potrebné nástroje a naučiť ich, ako ich správne používať.

Zdroj: Mobilita vo svete malých a stredných firiem 2016, Microsoft