Forbes
Microsoft

Inteligentná
kancelária

Ako si zariadiť kanceláriu a čo v nej zmeniť, aby fungovala tak, ako chcete. Návody, tipy a rady v špeciáli Forbes a Microsoft.

Dostupnosť

Ak firma zavedie pružnú pracovnú dobu, či dokonca umožní prácu odkiaľkoľvek, je nutné riadiť tímy inak ako zvyčajne. Namiesto priamej kontroly a sledovania počtu hodín, ktoré zamestnanci strávia na pracovisku, im totiž musíte dôverovať a umožniť, aby si sami zorganizovali kedy, kde a ako pracujú. Potom budú spokojnejší, pretože lepšie zvládnu zladiť svoje osobné aj pracovné potreby, a tým aj motivovanejší a výkonnejší. Tento prístup tiež posilňuje osobnú zodpovednosť a samostatnosť.

Inými slovami dať ľuďom smer, nechať ich hľadať vlastnú cestu a byť k dispozícii, keď sa niečo nedarí. To ale neznamená prevziať hneď v kríze zodpovednosť a dať tým ostatným najavo, že to nezvládli - znamená to nechať im dôveru a pomôcť im nájsť novú cestu. Keď svoj tím vediete za ruku každý deň a kontrolujete každý krok, tak sa nikto nikam neposunie a sotva sa niečo naučia. A vy nikdy nezískate priestor a čas pre ďalší rozvoj a nové veci.

Takže ako na riadenie tímov v praxi?

Stanovte dobré ciele

Musia byť dostatočne konkrétne a merateľné, aby nezvádzali k formálnemu odškrtávaniu. A musia byť aj dostatočne inšpiratívne, aby umožnili proaktívny prístup a hľadanie vlastnej cesty, nielen čakania na ďalšiu úlohu.

Priebežne komunikujte s každým členom tímu

Pomôže, keď si vzájomne potvrdíte, že si rozumiete a idete rovnakým smerom, vyriešite prípadné problémy a tiež vymyslíte nové nápady.

Oceňte spoluprácu a zdieľanie

Ako neformálne, tak aj v rámci pravidelného hodnotenia - pýtajte sa, ako vaši kolegovia pomáhajú ostatným v ich práci a ako naopak dokážu zužitkovať nápady od kolegov.

Stanovte si tímové dni

Teda dni v týždni, kedy sa všetci zídu v kancelárii a na ktoré pripadnú väčšie či pravidelné tímové stretnutia. Uľahčí to plánovanie a umožní osobné stretnutie.

Zdieľajte termín stretnutia tímu s ostatnými tímami

Keď niekto potrebuje riešiť niečo s vaším tímom, vie, ktorý deň je najlepšie na to, aby za vami zašiel.

Otvorte kalendáre

Zdieľané kalendára sa vám budú hodiť. U kohokoľvek sa môžete kedykoľvek pozrieť, aké má plány, kde práve je, kedy má schôdzky a podobne. To umožňuje lepšie plánovať čas a organizovať stretnutia.

+

tip Microsoftu: Používajte Skype pre firmy

Je to najjednoduchšia cesta, ako podporiť dostupnosť. Podľa farebného označenia pri kontakte hneď vidíte, kto je a kto nie je online, či je kolega práve zaneprázdnený, na stretnutí alebo naopak voľný pre diskusiu. Namiesto emailu mu môžete poslať rýchlu otázku, na ktorú ľudia odpovedajú touto formou

výrazne rýchlejšie ako pri mailovej komunikácii. Takto šetríte čas na oboch stranách. Naviac, okrem toho, že si môžete na jedno kliknutie zavolať, môžete si zároveň aj zdieľať dokumenty na diaľku či zdieľať obrazovku a tak aj váš kolega bude mať možnosť vidieť to, čo vidíte vy na vašej obrazovke. Skype funguje samozrejme aj na mobilnom telefóne a tak sa môžete bezprostredne zapojiť do diskusie a reagovať odkiaľkoľvek.