Lokalita
12 otázok, ktoré by ste si mali položiť pred tým, ako zvolíte novú lokáciu pre kanceláriu
Ak máte v pláne zmeniť adresu vašej kancelárie, alebo vyberáte svoje prvé sídlo, rozhodujete tak zároveň aj o svojom podnikaní. Zlá lokácia by vás totiž mohla stáť napríklad zamestnanca alebo klienta. Tento krok je navyše treba robiť aj s ohľadom na budúcnosť firmy. A pretože majitelia nehnuteľností preferujú nájom v dĺžke troch až piatich rokov, nie je na škodu zvážiť pred podpisom zmluvy tieto otázky:
Existuje tu priestor pre rast firmy?
Každá spoločnosť musí zvážiť nielen svoje okamžité potreby, ale aj rast a ďalšie faktory, ktoré by v priebehu nájmu mohli pozmeniť požiadavky na priestor. Ak si nemôžete finančne dovoliť extra priestor, ktorý by sa vám hodil v prípade rastu spoločnosti, snažte si vyjednať kratšie nájomné zmluvy alebo taký bod v nájomnej zmluve, ktorý vám dá prioritné právo na vyjednávanie o akomkoľvek uvoľnenom susednom priestore.
Je to výhodné miesto pre moje kľúčových zamestnancov?
Zvážte, kde bývajú vaši kľúčoví zamestnanci a či je pre nich táto lokácia výhodná. Dlhé a drahé dochádzanie sa môže stať časom dôvodom, prečo si nájdu zamestnanie inde. Aby ste toto riziko eliminovali, dajte pri rozhodovaní o umiestnení vašich kancelárií slovo aj im. A v prípade, že meníte adresu sa spýtajte: Koľko zamestnancov vás opustí kvôli zmene lokality?
Ako ďaleko je MHD a škôlka?
Dôležitá, ak nie priamo kľúčová je dostupnosť MHD, vlakovej stanice či letiska. Dostatok parkovacích miest nielen pre autá, ale napríklad aj pre bicykle patrí medzi priority, ktoré by firma mala vziať do úvahy. A u MHD a parkovania sa to nekončí. Je v blízkosti škôlka, škola, pošta, možnosť nakupovania? Do koľkých kaviarní sa dá ľahko dôjsť? Čím viac služieb v dosahu, tým lepšie. Stále viac sa myslí na cyklistov. Štandardom sú šatne a sprchy či dobíjacie stanice a vyhradené stojiská pre elektromobily.
Kde sú vaši klienti?
Centrum mesta alebo jeho periférie? Prídu za vami klienti aj na horšie dostupnú adresu? Odradí ich, že nebudete v centre? Musíte byť blízko k nim, pretože čas sú peniaze. Nie všetci budú nadšení z dlhého dochádzania za rokovaním o biznise. Zvlášť keď im konkurencia ponúkne porovnateľné podmienky. Ak sa z mestskej lokácie presťahujete do lacnejších priestorov na predmestí, rozmyslite si, či výhodu nižších nákladov nezabijete úbytkom klientov. V ére videokonferencií sa to síce nezdá dôležité, bez osobného jednania ale biznis často neurobíte. Myslite na prestíž vašej spoločnosti. Ak potrebujete byť naozaj veľa vidieť, voľte prestížnu adresu. Porovnávajte tiež lokalitu kancelárskych priestorov konkurencie.
Vysiela kancelária správny signál?
Pri výbere novej lokácie premýšľajte tiež o odkaze, ktorý chcete vysielať navonok. Vaše priestory totiž nie sú len priestorom pre prácu, ale aj signálom, koľko zarábate. Sú spoločnosti, ktoré míňajú veľké peniaze za okázalé priestory, na ktoré sú tiež patrične hrdé a svojim zákazníkom ich predvádzajú. Tí sa ale môžu pýtať, či im za poskytované služby neplatia náhodou viac, ako je nutné. A opačne, ak príliš šetríte, ľudia môžu pochybovať o finančnom zdraví vašej firmy.
Nie sú tu skryté náklady?
Spočítajte si celkové náklady na prenájom priestoru, čo znamená nájom, služby, náklady na sťahovanie a ďalšie, čo nemusí byť hneď zrejmé - napríklad náklady na renováciu existujúcich priestorov. Aby ste riziko skrytých nákladov čo najviac znížili, zvážte služby profesionálneho makléra, ktorý vaše celkové výdavky vyhodnotí lepšie.
Ako to vyzerá s parkovaním?
Pýtajte sa, koľko je v lokácii dostupných parkovacích miest aj aké sú potenciálne náklady pre zamestnancov a zákazníkov. Ak je situácia s parkovaním napätá, existuje v okolí iné miesto, kde môžu zamestnanci zaparkovať, keď prídu dôležití klienti?
Sú vaše kancelárie bezbariérové?
Povinnosť upraviť priestory tak, aby boli prístupné aj ľuďom s postihnutím, síce zákon - aspoň v prípade stavieb, ktoré nie sú predmetom občianskej vybavenosti - neukladá, patrí to však k dobrému tónu a v očiach klientov získate body navyše. Nehovoriac o tom, že dôležitým členom vášho tímu sa raz môže stať práve vozíčkar.
Uvažovali by ste o zdieľaní kancelárie?
Zdieľanie kancelárie s inou spoločnosťou šetrí peniaze nielen na nájomnom, ale aj náklady na spoločné priestory, ako sú kuchyne a kúpeľne. Pre získanie referencií je ideálne zdieľať kancelárie s komplementárnym biznisom, ako sú napríklad architekti so stavebnou firmou alebo PR spoločnosť s web dizajnérmi. Medzi nájomcami by mala existovať formálna dohoda, aj keby sa uzatvárala z mesiaca na mesiac. Ak pre vás bude táto voľba výhodná, dajte si pozor, aby nájomná zmluva na zdieľané priestory nevypršala v blízkej budúcnosti.
Čo keď firmu predáte v priebehu trvania nájmu?
Ak uvažujete o predaji svojej firmy, uistite sa, že nájomná zmluva jasne definuje zodpovednosť vlastníkov budovy. Mnoho nájomných zmlúv totiž od existujúcich majiteľov spoločnosti vyžaduje niesť v budúcnosti zodpovednosť za možnosť, že noví majitelia firmy nájom vypovedia.
Vypršanie zmluvy a zvýšenie nájomného
Posledná vec, ktorú asi chcete, je usadiť sa v priestore a tesne pred vypršaním nájmu zistiť, že majitelia chcú priestor prenajať niekomu inému alebo zvýšiť cenu nájomného. To by ste si mali v pôvodnej zmluve ošetriť. Hoci sú ceny nájomného zvyčajne novo dohodnuté v čase obnovenia zmluvy, môžete v pôvodnej zmluve trvať na tom, že prípadné zvýšenie nebude pokrývať viac ako 5%.
Koľko máte času?
Než začnete s výberom kancelárií, rozmyslite si, čo vlastne hľadáte, aký koncept je pre vašu firmu najvhodnejší. A nechajte si na výber dosť času. Rok nie je pre väčšiu firmu vôbec prehnaný čas, hoci sa tak môže na prvý pohľad zdať. „Firmy dopytujúce stovky metrov štvorcových by mali určite začať rok vopred, u spoločností dopytujúcich tisíce metrov štvorcových je to aj otázka niekoľkých rokov,“ hovorí Richard Curran z CBRE. A naozaj potrebujete len kancelárie alebo aj skladovacie priestory či reprezentatívny showroom? V tom prípade zvážte také lokality a projekty, ktoré už s podobným rozvrhnutím potrieb dopredu počítajú.