Forbes
Microsoft

Inteligentná
kancelária

Ako si zariadiť kanceláriu a čo v nej zmeniť, aby fungovala tak, ako chcete. Návody, tipy a rady v špeciáli Forbes a Microsoft.

Spolupráca

Stále viac ľudí pracuje z domu. V USA je to napríklad každý piaty. Tam pre to majú dokonca aj svoj výraz - telecommuting - teda v preklade zamestnanec, ktorý „dochádza“ za prácou cez telefón. V dnešnej dobe totiž nie je problém komunikovať na diaľku, organizovať konferenčné hovory a byť online.

Prácu bez nutnosti fyzickej prítomnosti v kancelárii radi využívajú „ajťáci“, účtovníci, poisťovací agenti, grafici, ale napríklad aj ľudia na materskej alebo ľudia trpiaci nejakým zdravotným problémom.

Hovorí sa, že „domáci“ pracovníci sú dokonca produktívnejší ako tí, ktorí do zamestnania dochádzajú. Môžu totiž odviesť prácu oveľa rýchlejšie, ako keby boli v kancelárii. Navyše tým výrazne ušetria na nákladoch za dochádzanie, oblečenie alebo stravovanie v reštauráciách.

Dôležitá je ale disciplína. Doma je totiž veľa elementov, ktoré môžu narušiť vašu sústredenosť. Časom môže byť čiastočná izolácia aj nudná, preto je dôležité byť v kontakte s kolegami, či už skrz sociálne siete alebo nejaké iné kontaktné miesta, ako sú kaviarne alebo obchodné centrá.

Vďaka stále rastúcej obľube home office sa mení model našej spolupráce, pracovné hierarchie. Zamestnanci už nemusia chodiť za prácou, práca prichádza za nimi.

Vytváranie tímu tímov

V dnešnej rýchlo sa meniacej globálnej realite budú musieť lídri zabudnúť na tradičné štruktúry a usporiadanie firmy a vytvoriť flexibilnejšie reagujúce tímy.

Na túto myšlienku nadväzuje nová kniha „Tím tímov“ od amerického generála Stanleyho McChrystala, ktorý v nej opisuje bojovú taktiku špeciálnych operácií v Iraku v roku 2004, kedy všeobecné vojenské zásady zlyhali. Spoznal, že malé tímy sú dynamickejšie a prispôsobivejšie a len vďaka novej štruktúre sa mu podarilo oslabiť vplyv teroristickej organizácie al-Kájda.

Podľa neho možno tento model uplatniť aj na veľké spoločnosti.

Zásadná je ale správna organizácia vo vnútri firmy, viď grafické modely.

V tomto tradičnom top-down modele sú určujúce vzťahy a prepojenia medzi pracovníkmi a ich manažérmi.

V tejto štruktúre fungujú malé flexibilné tímy v rámci pevnej štruktúry.

Vzťahy medzi tímami zodpovedajú vzťahom medzi členmi rôznych tímov.

Ilustrácie pochádzajú z knihy Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World od generála americkej armády Stanleyho McChrystala

+

Tip Microsoftu: Office 365 - do práce aj na doma

Cloudová kancelária Office 365 podporí spoluprácu v kancelárii aj na diaľku. V jednom balíku, ktorý funguje na všetkých kľúčových platformách – Windows, MacOS, iOS i Android, získate napríklad:

  • Možnosť súčasnej práce viacerých ľudí na rovnakom projekte či dokumente v reálnom čase a s prehľadom o všetkých zmenách, ktoré ktokoľvek urobí. Žiadne paralelné verzie...
  • Obľúbené aplikácie Office ako Word, Excel, PowerPoint, OneNote a ďalšie tak pro desktop (off-line), ako aj online službu vo webovom prehliadači
  • Profesionálny e-mail, zdieľané kalendáre, chat a videokonferencie v rámci Skype pre firmy a firemné cloudové úložisko OneDrive.
  • Prístup z akéhokoľvek zariadenia (počítač, tablet alebo telefón).

Office 365 naviac patrí medzi cloudové služby Microsoftu, ktoré získali odporúčanie od európskych regulačných úradov na ochranu osobných údajov.